1 §
Suomen Heraldisen Seuran vaakunarekisteri on luonteeltaan yksityinen luettelo vaakunoista, jotka siihen on vaakunanomistajan pyynnöstä ja Seuran asiantuntijaelimen suosituksesta merkitty.
2 §
Vaakunarekisteri sisältää kustakin rekisteriin merkitystä vaakunasta vähintään vaakunaselityksen sekä tiedot vaakunan haltijasta/omistajasta, suunnittelijasta ja vaakunan käyttöoikeudesta.
3 §
Rekisteröinti edellyttää, että vaakunan omistaja on Suomen kansalainen, Suomessa pysyvästi asuva henkilö tai Suomea kotipaikkanaan pitävä yhteisö sekä että vaakuna täyttää heraldiset vaatimukset Seuran edellyttämällä tavalla. Seuran johtokunta voi erityisistä syistä hyväksyä rekisteriin myös Suomen ulkopuolella asuvan vieraan maan kansalaisen tai ulkomaisen yhteisön vaakunan.
4 §
Rekisteriin ei oteta vaakunaa, joka muistuttaa erehdyttävästi Suomen tasavallassa tunnetusti käytössä olevaa tai ollutta vaakunaa, sinettiä tai eräissä tapauksissa muuta tunnusta, ei liioin vaakunaa, joka muistuttaa vieraan valtion tai kansainvälisen yhteisön vaakunaa, lippua tai tunnusta sillä tavoin, että siitä voi aiheutua sekaannusta tai muuta vahinkoa tahi jonka rekisteriin ottamista Seuran johtokunta ei pidä suotavana.
Rekisteröitävän vaakunan selitys edellytetään tehdyksi yleisten selitystapojen mukaisesti ja hyväksyttyjä selitystermejä käyttäen. Jollei tämä ole mahdollista, vaakuna ei sovi rekisteröitäväksi. Erityisesti on huomattava, että erisnimisiin tunnuksiin tai tällaisia vastaaviin ilmauksiin turvautuminen ei käy rekisteröitävien vaakunoiden selityskeinoksi.
5 §
Rekisteröidessään vaakunan Seura vakuuttaa, ettei rekisterissä ole eikä siihen oteta toista samanlaista tai sitä erehdyttävästi muistuttavaa vaakunaa, elleivät kysymyksessä ole samaan sukuun kuuluvien henkilöiden vaakunat. Näissä tapauksissa edellytetään kilvellä oleva ero, johon alkuperäisen vaakunan omistaja on antanut suostumuksensa. Muita vaikutuksia rekisteriin ottamisella ei ole.
6 §
Heraldisella Seuralla on oikeus korvauksetta julkaista kustantamissaan julkaisuissa ja järjestämissään näyttelyissä rekisteröidyn vaakunan vaakunaselitys sekä vaakunasta sen rekisteröinnin yhteydessä esitetty kuva, mutta myös uusi vaakunaselityksen mukainen piirros ynnä ilmoittaa vaakunan omistajan ja suunnittelijan nimet.
7 §
Vaakunan rekisteröintiä haetaan erityisellä Seuran vahvistamalla lomakkeella, josta selviävät ilmoitettavat tiedot. Lomakkeeseen on liitettävä rekisteriin jäävä värillinen piirros, värivalokuva tai värivalokuvakopio vaakunasta A4-kokoisena.
8 §
Hyväksytystä rekisteröinnistä lähetetään hakijalle rekisterikirja.
9 §
Rekisteröinnistä peritään rekisteröintimaksu, jonka suuruuden päättää Seuran vuosikokous.
10 §
Seuralla on oikeus poistaa rekisteristä siihen väärin perustein liitetty vaakuna. Seura ei korvaa vahinkoa, jonka vaakunan poistaminen rekisteristä mahdollisesti aiheuttaa.
Hyväksytty Seuran johtokunnan kokouksessa 9.6.2010