Hyväksytty vuosikokouksessa 20.3.2003
1. § Yhdistyksen nimi on Suomen Heraldinen Seura—Heraldiska Sällskapet i Finland ry. ja kotipaikka Helsingin kaupunki. Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä seura.
2. § Seuran tarkoituksena on vaakunataiteen, -tieteen ja -oikeuden vaaliminen, heraldiikan tutkimuksen edistäminen, tuntemuksen laajentaminen, harrastuksen kehittäminen ja heraldiikan yleisen arvostuksen sekä heraldisten tunnusten käytön edistäminen. Edellinen koskee myös lipputiedettä ja -taidetta. Tarkoituksensa toteuttamiseksi seura
- toimii heraldiikan tutkijoiden, taiteilijoiden ja harrastajien yhdyssiteenä,
- harjoittaa julkaisutoimintaa ja tukee heraldiikan tutkimusta,
- järjestää esitelmä- ja keskustelutilaisuuksia sekä näyttelyitä,
- harjoittaa tarvittaessa yhteistyötä alan ulkomaisten järjestöjen kanssa,
- antaa lausuntoja ja neuvoja heraldiikan kysymyksistä sekä
- pitää järjestö-, henkilö- ja sukuvaakunoiden rekisteriä.
3. § Seuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan kutsua henkilö, joka hakee jäsenyyttä tai jota seuran jäsen esittää jäseneksi. Kirjallinen hakemus tai esitys on osoitettava seuran johtokunnalle. Johtokunta ilmoittaa uusista jäsenehdokkaista kokouskutsussa. Jäseneksi ottamisesta päättää seuran kokous yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Jäsenyys syntyy vasta, kun jäseneksi kutsuttu on suorittanut 6. §:n mukaiset maksut.
4. § Varsinaisten jäsenten lisäksi seuralla voi olla kunnia-, kirjeenvaihtaja-, tutkija-, ainais- ja kannatusjäseniä. Seuraan voidaan erityisten heraldisten ansioitten perusteella kutsua kunniajäseniä. Päätöksen tekee vuosikokous johtokunnan esityksestä. Kotimaisia tai ulkomaisia heraldisia taiteilijoita tai tutkijoita, joiden heraldisia ansioita seura erityisesti arvostaa, voidaan seuran kokouksen päätöksellä kutsua kirjeenvaihtaja- tai tutkijajäseniksi.
5. § Ainaisjäseneksi voi seuran varsinainen jäsen siirtyä suorittamalla kertamaksuna vuosikokouksen määräämän ainaisjäsenmaksun, jonka suuruus on vähintään kaksikymmenkertainen verrattuna myöntämisvuoden jäsenmaksuun. Ainaisjäsenellä on vuotuista jäsenmaksuvelvoitetta lukuun ottamatta samat oikeudet ja velvollisuudet kuin varsinaisella jäsenellä. Kannatusjäseneksi seuran kokous voi hyväksyä oikeuskelpoisen yhteisön, joka on hakenut jäsenyyttä kirjallisesti.
6. § Seuran varsinainen jäsen suorittaa seuralle liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun; heinäkuussa tai sitä myöhemmin liittyvä varsinainen jäsen on kuitenkin vapautettu liittymisvuotensa vuotuisesta jäsenmaksusta. Kannatusjäsen suorittaa seuralle vuotuisen kannatusjäsenmaksun. Kunnia-, kirjeenvaihtaja- ja tutkijajäsenillä ei ole jäsenmaksuvelvoitetta. Liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudesta päättää vuosikokous. Täyden jäsenmaksun maksavan varsinaisen jäsenen taikka ainais- tai kunniajäsenen kanssa samassa osoitteessa asuvalta varsinaiselta jäseneltä voidaan periä normaalia alempi jäsenmaksu. Tällaisen alemman jäsenmaksun maksavalle ei kuitenkaan lähetetä omaa kappaletta jäsenille postitettavista seuran julkaisuista.
7. § Seuran kokouksissa ovat äänivaltaisia varsinaiset jäsenet, kunnia-, tutkija- ja ainaisjäsenet sekä kannatusjäsenet. Kirjeenvaihtajajäsenillä ei ole äänioikeutta. Kannatusjäsenyhteisöjen tulee ilmoittaa äänivaltaansa käyttävänhenkilön nimi joko koko vuodeksi kerrallaan tai kutakin kokousta varten erikseen.
8. § Vuosikokous valitsee seuralle johtokunnan, johon kuuluu vuosittain valittava puheenjohtaja ja kuusi muuta kahdeksi vuodeksi kerrallaan valittavaa jäsentä, joista kolme on vuosittain erovuorossa. Erovuorossa oleva johtokunnan jäsen, muu kuin puheenjohtaja, voidaan valita uudelleen toiseksi peräkkäiseksi kaksivuotiskaudeksi ja sen jälkeen aikaisintaan vuoden kuluttua. Johtokunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan ja nimittää tarvittavat muut toimihenkilöt joko johtokunnasta tahi sen ulkopuolelta, muista seuran jäsenistä. Johtokunnan ulkopuolisilla toimihenkilöillä on johtokunnan kokouksissa puhevalta mutta ei äänioikeutta. Johtokunta on päätösvaltainen puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan ja kolmen johtokunnan jäsenen läsnäollessa. Johtokunta voi asettaa avukseen toimikuntia erityistehtäviin. Pysyvät, johtokunnan alaiset toimikunnat perustaa seuran kokous johtokunnan esityksestä. Johtokunta päättää pysyvien toimikuntien kokoonpanosta. Seuran johtokunnan on pidettävä jäsenistä luetteloa.
9. § Seuran nimen kirjoittavat puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä tai jompikumpi heistä yhdessä sihteerin tai varainhoitajan kanssa.
10. § Seuran tilikausi on kalenterivuosi. Kirjanpito tositteineen, tilinpäätös, johtokunnan kertomus ja muut hallintoa koskevat asiakirjat on annettava tilintarkastajien tarkastettavaksi helmikuun 15. päivään mennessä. Tilintarkastuskertomus on annettava johtokunnalle maaliskuun alkuun mennessä.
11. § Seuran vuosikokous pidetään maaliskuussa. Kutsu vuosikokoukseen on lähetettävä kirjeitse viimeistään kymmenen (10) päivää ennen vuosikokousta. Kutsun mukana on lähetettävä johtokunnan kertomus päättyvästä toimikaudesta selvityksineen varainhoidosta sekä alkaneen toimikauden tulo- ja menoarvioesitys. Vuosikokouksen työskentelyjärjestys:
- Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
- Valitaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri.
- Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja äänten laskijaa.
- Käsitellään johtokunnan kertomus seuran toiminnasta ja varainhoidosta sekä tilintarkastajien lausunto. Vahvistetaan tilinpäätös.
- Päätetään johtokunnan vastuuvapaudesta edellä käsiteltyjen selvitysten perusteella.
- Päätetään varsinaisten jäsenten liittymis- ja jäsenmaksun suuruudesta, kannatusjäsenten vuosimaksusta, ainaisjäsenmaksusta sekä mahdollisista toimihenkilöiden palkkioista.
- Valitaan puheenjohtaja seuraavaksi toimikaudeksi.
- Valitaan johtokunnan jäsenet erovuoroisten tilalle.
- Valitaan kaksi tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa.
- Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli seuran jäsen haluaa saada jonkin asian vuosikokouksen käsiteltäväksi, hänen on ilmoitettava se johtokunnalle kirjallisesti helmikuun 15. päivään mennessä.
12. § Ylimääräinen kokous on pidettävä, kun seuran kokous tai johtokunta katsoo siihen olevan aihetta tai kun seuran tilintarkastaja tai varainhoitaja tahi seuranjäsenet, joiden määrä on vähintään kymmenesosa seuran äänioikeutetusta jäsenmäärästä, kirjallisesti sitä ilmoittamansa asian käsittelemistä varten vaativat. Jos tällainen vaatimus esitetään, johtokunnan tulee 14 päivän kuluessa vaatimuksen esittämisestä kutsua kokous koolle. Seuran ylimääräinen kokous kutsutaan koolle kirjeitse vähintään seitsemän (7) päivää ennen kokousta.
13. § Jäsen, joka toiminnallaan tai käyttäytymisellään loukkaa tai vahingoittaa seuran mainetta ja tarkoituksen toteuttamista, voidaan erottaa seuran kokouksen yksinkertaisella enemmistöpäätöksellä. Johtokunta voi erottaa jäsenen, joka on maksukehotuksista huolimatta laiminlyönyt jäsenmaksunsa kahtena peräkkäisenä vuonna. Uudelleen liittymiseen riittää maksamattomien jäsenmaksujen suorittaminen sekä ilmoitus johtokunnalle. Johtokunta voi samoin erottaa jäsenen, jos kolme peräkkäistä tälle lähetettyä jäsenkirjettä on palautunut seuralle. Uudelleenliittymiseen riittää osoitetietojen muutosilmoitus ja mahdollisten maksamattomien jäsenmaksujen suorittaminen.
14. § Sääntöjen muuttamisesta tai seuran purkamisesta on päätettävä kahdessa vähintään kuukauden väliajoin pidetyssä seuran kokouksessa, joista toisen tulee olla vuosikokous, vähintään kolmen neljäsosan (3/4) äänten enemmistöllä annetuista äänistä kummassakin kokouksessa.
15. § Seuran purkautuessa sen varat ja arkisto luovutetaan seuran purkamisesta päättävän jälkimmäisen kokouksen yksinkertaisella enemmistöpäätöksellä seuran tarkoitusta lähinnä toteuttavalle oikeuskelpoiselle yhteisölle, arkistolle tai tutkimuslaitokselle.
16. § Muilta osin noudatetaan voimassaolevan yhdistyslain määräyksiä.